Megismerhettük az Ausztrál Önkéntesküldők által használt IT rendszert

Az elnökségi ülésen a szokásos szervezeti és működési feladatok mellett rendkívül hasznosnak bizonyult a közel 40 éves múlttal rendelkező házigazda szervezet működési folyamatainak alaposabb megismerése.

A leginkább az óceániai térségben aktív, évente több, mint 180 fejlesztési szakembert kiküldő szervezet munkáját egy önkéntesküldő IT szoftver teszi gördülékennyé.

A szoftver nyolc éves folyamatos egyedi fejlesztés eredménye, modulokból tevődik össze. A folyamat kezdetekor a honlapon beküldött CV-ket egy adatbázisban tárolja. A szoftver segít a betöltetlen pozíciók és a lehetséges személyek összerendelésében, majd támogatja a kiválasztással foglalkozó munkatársak levelezési, dokumentumkezelési feladatait. A megfelelő jelentkező kiválasztása után az egészségügyi modulban tárolt rekordok alapján egyedi szükség szerint kerül a szükséges oltások összeállítása.

A dokumentum modul gyűjti a szerződés, szakmai igazolások, biztosítás, útlevél és egyéb szükséges dokumentumok szkennelt képeit. A pénzügyi modulban kerül rögzítésre a szeződésben meghatározott személyi és egyéb költségtérítések összegei és esedékességei, valamint az igen diverzifikált kifizetési módok alapadatai. Ennek a modulnak segítségével érezhetik anyagi biztonságban magukat a fejlesztési szakemberek, hogy időben megkapják járandóságukat azok az önkéntesek is, akik Solomon Szigeteken dolgoznak két napi kenuzásra az utólsó lakott településtől.

A szoftver legújabb fejlesztése hamarosan éles üzemmódba kerül nevezetesen, hogy egy GPS rendszer segítségével, a szoftver segítségével szelektált önkéntesek számára azonnali üzenetet lehet küldeni a központból. Például a márciusban a térségre lecsapott hurrikán 50 km sugarú körzetében tartózkodó önkéntesek számára SMS-t küldött volna a rendszer, hogy felhívjon minden érintettet a veszélyre.

A szoftver után jelenleg más szervezetek is érdeklődnek, akik 3 év alatt havi fix összeget fizetve, kb 50 millió forintos áron juthatnak hozzá. Miután alapítványunk teljes éves költségvetése 6-15 millió HUF, ezért ennek a szoftvernek esetleges beszerzése még számunkra elérhetetlennek bizonyul!